2025.03.17 「緊急度と重要度で業務を分類する」
皆さん、こんにちは！
今回は、「7つの習慣」の中から「最優先事項を優先する」をテーマに、医療事務の業務改善についてお話しします。
現場の課題：優先順位が曖昧になりがち
医療事務の業務は、患者対応、電話対応、書類作成など多岐にわたります。その中で、
✅ どの業務を先にやるべきか分からない
✅ 急な対応が入ると優先順位が崩れる
✅ 業務が滞ることで患者さんの待ち時間が長くなる
といった悩みを感じることはありませんか？
そこで、「最優先事項を優先する」ことを意識し、業務の優先順位を明確にすることで、スムーズな対応を目指します！
改善策①：緊急度と重要度で業務を分類する
「すぐ対応すべきもの」「後回しにしても問題ないもの」を整理することで、業務の流れをスムーズにします。
例えば、
🔵 緊急かつ重要 → 急患対応、診察に必要な書類準備
🟢 重要だが緊急でない → 事務作業や報告書作成
🟡 緊急だが重要でない → 突然の問い合わせ対応（他の人に任せられるか検討）
このように分類し、今やるべきことを明確にすると、業務の混乱を防ぐことができます。
改善策②：チェックリストの活用
優先順位を明確にするために、標準化されたチェックリストを作成し、誰が見ても分かるようにします。
特に、受付業務では「この流れで対応すればスムーズに進む」という基本ルールを作ることで、スタッフ全員が同じ基準で動けるようになります。
改善策③：「今、最優先すべきこと」をチームで共有
業務中、状況はどんどん変わります。そこで、
✅ 「今、一番優先すべきことは何か？」を短時間ミーティングで共有
✅ 患者さんの流れを見ながら、必要に応じて役割分担を調整
といった工夫を取り入れることで、チーム全体でスムーズに業務を進められるようになります。
まとめ：最優先事項を意識して、業務をスムーズに！
「最優先事項を優先する」ことで、
✨ 患者さんをスムーズにご案内できる
✨ スタッフ同士の連携が取りやすくなる
✨ 業務の混乱が減り、働きやすい環境になる
といったメリットが期待できます！
日々の業務を効率化し、より良いクリニック運営を目指しましょう！
ぜひ、皆さんの職場でも試してみてください😊